Stát už více než milionu lidí zřídil nově povinné datové schránky. Ty mají sloužit především jako rychlý a zjednodušující prostředek ke komunikaci se státem či institucemi, znamenají však také nová pravidla a povinnosti pro jejich uživatele. A s těmi se pojí i řada „mýtů“ a nejasností, které mohou však potenciálně vést i ke značně nepříjemným problémům.

Úřad 24 hodin denně a všechny důležité zprávy na jednom místě. Tak představovalo před 13 lety ministerstvo vnitra datové schránky, které slouží k elektronickému doručování dokumentů. Ministerstvo vnitra začalo s jejich zařizováním 1. července 2009, kdy vstoupila v platnost příslušná vyhláška. Ta mimo jiné stanovila, že do 1. listopadu téhož roku musí mít datovou schránku všechny povinné subjekty, tedy společnosti zapsané v obchodním rejstříku, úřady a státní instituce.

Od začátku letošního roku se okruh povinných rozšířil, nově jsou zřizovány i všem živnostníkům (OSVČ), spolkům, bytovým družstvům a společenstvím vlastníků jednotek či nadacím. Ministerstvo vnitra jich od ledna zřídilo už přes milion, další mají „nabíhat“ až do konce března, noví uživatelé by měli dostat přihlašovací údaje doporučeným dopisem, případně do již existující datové schránky fyzické osoby.

„Datové schránky budou zpřístupněny po prvním přihlášení nebo automaticky po uplynutí lhůty 15 dnů po zřízení v případě, že se uživatel během této doby do nově zřízené schránky podnikající nebo právnické osoby sám nepřihlásí. Uživatelé budou od té doby dostávat veškerou komunikaci od státu do datové schránky,“ upřesnilo ministerstvo vnitra.

Jednou z palčivých otázek, které se s datovými schránkami pojí dlouhodobě, je ukládání doručených zpráv. Na rozdíl od „papíru“, který si je možné na roky uložit do šuplíku, se totiž ze schránky po devadesáti dnech od doručení zprávy mažou. Řešením přímo v datové schránce je jedině si za ukládání zpráv zaplatit, tedy zřídit si za peníze datové úložiště. Ministerstvo vnitra pak propaguje jako řešení zdarma využití Portálu občana, pod nějž si lze datové schránky uložit a uchovávat v něm tak i doručené zprávy. Ministerstvo však zapomíná dodat, že to má také jeden háček.

✖️ Vážně se mi datová zpráva po 90 dnech smaže? Ano i ne. Máme pro vás jednoduché řešení, které je zdarma.

✔️ Stačí si datovku jednoduše propojit s Portálem občana a nastavit v něm archivaci datových zpráv. Nic za to neplatíte a doba archivace je neomezená.#10NejvětšíchMýtů pic.twitter.com/alOQLqGQxt

— Ministerstvo vnitra (@vnitro) February 5, 2023

Důležité i pro tento případ je, co se v případě datových schránek vlastně považuje za doručení. Zpráva je za doručenou považovaná ve chvíli, kdy se uživatel do datové schránky přihlásí, od té doby se také počítá lhůta 90 dní na vymazání. To však neznamená, že je možné se doručení zprávy vyhnout nepřihlášením, i zde platí takzvaná fikce doručení, tedy pokud se uživatel nepřihlásí do deseti dní po zaslání zprávy, je taktéž považovaná za doručenou.

Zmiňovaný háček se pak pojí s ukládáním zpráv zdarma do Portálu občana. V takovém případě totiž platí, že po uložení zprávy do Portálu je zpráva automaticky brána za doručenou, jakmile na ni uživateli přijde upozornění. Ta jdou nastavit i v samotných datových schránkách a mohou tak značně usnadnit problém s potřebou schránku kontrolovat. V nastavení datových schránek lze vybrat možnost dostávat upozornění na emailovou adresu či prostřednictvím SMS. Notifikace emailem je zdarma, v případě SMS stojí jedno upozornění 3 koruny.

Od momentu kdy je datová zpráva doručená běží například zákonné lhůty pro odpověď. Jinak je to ale v případě, že si nastavíte v Portálu občana zasílání upozornění. Zasláním upozornění Portálem občana bude datová zpráva považována za doručenou ihned, jakmile vám toto upozornění dorazí.

Pozor by si měly dát také OSVČ, kteří mají živnost pouze pozastavenou. I těm totiž stát zřídí povinně datové schránky, nehledě na to, zda jsou v podnikání aktivní. Zjistit, zda lidé patří mezi ty, kterým stát zřídí datovou schránku, je možné i na portálu datové schránky. Znepřístupnit si datovou schránku pak mohou fyzické osoby, které si ji sami zřídí, v případě podnikatelů a dalších subjektů, kterým jsou schránky zřízeny ze zákona, to možné není.

Zřízení datové schránky znamená zejména povinnost komunikovat online pro úřady a státní instituce, uživatelé mohou i nadále volit mezi tím, zda ke komunikaci využijí datovou schránku či zůstanou u tradičních způsobů „na papíře“. Podnikatelům však vzniká například povinnost podávat daňové přiznání elektronickou cestou. Neznamená to však obecně konec veškeré papírové komunikace, některé instituce jako například pojišťovny nemají povinnost datové schránky využívat. A zatímco s úřady či soudy uživatelé mohou komunikovat zdarma, zasílání zpráv soukromým subjektům, podnikatelům, firmám či zákazníkům je zpoplatněno deseti korunami za zprávu.

Rozčarování u některých „nových“ uživatelů pak vyvolalo například to, že jim stát zřídil druhou datovou schránku, ačkoliv už jednu využívají například jako fyzická osoba. Rozdělení schránek na „podnikatelské“ či právě „osobní“ má však svůj důvod, tedy jasné rozdělení agendy, která se týká podnikání či naopak uživatele jako soukromé osoby. To se může hodit v případě, kdy podnikatel například umožní přístup do podnikatelské datové schránky další osobě, typicky účetní.

Datové schránky lze využít pro řadu úkonů. Lze přes ně vyřídit osobní doklady, daňové přiznání, zdravotní, nemocenské a důchodové pojištění, komunikovat s katastrálním úřadem (například i zřídit službu sledování změn údajů o nemovitostech) či získat výpisy z Informačních systémů veřejné správy (například z rejstříku trestů či rejstříku bodového hodnocení řidiče). Prostřednictvím datové schránky je možné i zažádat o rodičovský příspěvek, obdržet informaci o přestupku na silnici či o blížícím se konci platnosti pravidelné technické prohlídky vozidla.